Die Phasen
der ERP-Implementierung

Anforderungen und Systemvoraussetzungen

Die aktuellen Anforderungen an ERP-Systeme und ERP-Software sind hoch. In den letzten Jahren standen ERP-Anbieter vor der Herausforderung, immer leistungsfähigere Anwendungen im Bereich Enterprise-Ressource-Planning zu entwickeln. Damit Sie später einwandfrei mit Ihrem ERP-System arbeiten können, ist eine fehlerfreie Installation im Zuge der ERP-Einführung zwingend erforderlich. Um eine reibungslose ERP-Implementierung zu gewährleisten, müssen verschiedene Anforderungen und Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Was Sie bei der ERP-Installation beachten sollten

Die Installation von ERP-Software ist in den meisten Fällen ziemlich komplex und aufwendig. Zahlreiche ERP-Systeme auf dem Markt basieren heute auf dem sogenannten Client-/Serverprinzip. Das bedeutet, sie weisen eine mehrschichtige Software-Architektur auf, wodurch sich der Installationsprozess wiederum aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt:

• Datenbank (Datenhaltung)
• Applikation (eigentliche ERP-Anwendung)
• Front-Ends (Präsentation der Daten bzw. User Interface)

In der Praxis müssen Sie somit die entsprechenden Software-Komponenten auf jedem Arbeitsplatzrechner installieren, welcher als Client auf das ERP-System zugreifen soll.

In der Regel wird der Installationsprozess einer Standard-ERP-Software von einem speziellen Setup-Programm gesteuert. Das Setup-Programm übernimmt folgende Aufgaben:

• . Es kopiert die einzelnen Dateien in die jeweiligen Verzeichnisse.
• . Es sorgt auf Betriebssystemebene für die nötigen Eintragungen.

Sollte während der Installation ein Fehler auftreten, ermöglichen die speziellen Setup-Programme außerdem ein Roll-back (Rücklauf) der Installation.

Welche Voraussetzungen muss das Betriebssystem Ihres PCs erfüllen?

Bereits vor der eigentlichen Implementierung prüfen die meisten Installationsprogramme, ob die IT-Landschaft Ihres Unternehmens überhaupt für die neue ERP-Software geeignet ist. Neben der Hardware-Ausstattung ist hierfür in erster Linie das aktuell im Unternehmen verwendete Betriebssystem ausschlaggebend.

Verwenden Sie ein aktuelles Betriebssystem, sollte dieses in der Regel leistungsfähig genug sein, um die Installation eines modernen ERP-Systems zu unterstützen. Mithilfe von administrativen Berechtigungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, das ERP-Programm auf unterschiedlichen Betriebssystemen zu verwenden. Das bedeutet, Sie können Ihre Business-Software auf Windows, Apple Mac oder Linux nutzen. Um von einer bestmöglichen Benutzererfahrung und den hohen Anforderungen an das ERP-System zu profitieren, sollte grundsätzlich die neueste Version Ihres jeweiligen Betriebssystems installiert sein.

Immer mehr ERP-Provider bieten ihre Lösungen mittlerweile als betriebssystemunabhängige Webdienste in der Cloud an.
Hiermit können Sie…

• mit jedem beliebigen Betriebssystem
• ohne Installation
• unkompliziert über Ihren Webbrowser

direkt auf Ihre Daten zugreifen.

Cloud-ERP-Lösungen laufen somit nicht nur auf Windows-Rechnern, sondern ebenso auf Geräten mit den Betriebssystemen macOS oder Linux. Sie können die Lösungen schnell und einfach auf jeder Plattform bedienen.

Welche ERP-Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten gibt es?

Unternehmen haben oftmals hohe Erwartungen und eine ganze Reihe an unterschiedlichsten Anforderungen an ein ERP-System. Eine zentrale Rolle spielen zum Beispiel besondere Schnittstellen (APIs) zwischen der ERP-Lösung und anderen wichtigen Anwendungen. Solche ERP-Anbindungen sind beispielsweise immer dann erforderlich, wenn mehrere Programme innerhalb des Betriebes verwendet und Daten untereinander ausgetauscht werden müssen.

Aktuelle ERP-Schnittstellen gibt es zum Beispiel für folgende Bereiche:

• Elektronischer Datenaustausch (z. B. DATEV oder ELSTER)
• E-Commerce- und Online-Shop-Anbindungen
• Elektronischer Zahlungsverkehr
• Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung

Damit können die zahlreichen ERP-Provider auf dem Markt leistungsstarke Systeme zur Verfügung stellen, welche den Anforderungen an ERP-Systeme absolut gerecht werden.

Was ist ein ERP-Lastenheft?

Ein ERP-Lastenheft bildet die zentrale Basis für die Auswahl des zukünftigen ERP-Systems. In ihm werden alle Anforderungen an die Softwarelösung möglichst detailliert aufgeführt und beschrieben.

Das Lastenheft: Die Voraussetzung für eine reibungslose ERP-Einführung

Bevor überhaupt eine Entscheidung über den richtigen ERP-Anbieter getroffen werden kann, ist die Erstellung eines ERP-Lastenheftes elementar. Das Lastenheft bildet die Grundlage für eine spätere und vor allem erfolgreiche ERP-Implementierung. Darin werden alle wichtigen Anforderungen beschrieben, die das jeweilige Unternehmen an das zukünftige ERP-System sowie dessen Anbieter hat. Nur so kann die richtige Wahl getroffen werden.

Zu Beginn des ERP-Auswahlprozesses werden Sie Gespräche mit den unterschiedlichsten ERP-Anbietern führen, die wiederum neue Erkenntnisse ans Tageslicht bringen. Ergänzen Sie daher Ihr Lastenheft um jeden Punkt, der für die spätere Umsetzung von Bedeutung sein könnte. Sobald ein geeigneter ERP-Anbieter feststeht, werden die einzelnen Punkte im Lastenheft abgearbeitet. Zudem wird besprochen, wie die jeweiligen Punkte im Lastenheft zielführend umgesetzt werden können.

Darauf kommt es beim ERP-Lastenheft an

Schon vor der Erstellung eines ERP-Lastenheftes sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Inhalte und Informationen berücksichtigt werden müssen. Hier ein paar hilfreiche Tipps für einen erfolgreichen ERP-Start:

Legen Sie den Fokus auf die Prozesse

Um herauszufinden, welche ERP-Funktionen und Module für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, müssen die internen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe klar sein und entsprechend im Lastenheft festgehalten werden. Die Funktionen, die für die zukünftige ERP-Software benötigt werden, ergeben sich dann fast automatisch aus den definierten Anforderungen. Wenn Sie sich ausschließlich auf den Soll-Zustand konzentrieren, vergessen Sie womöglich den ein oder anderen Workflow. Das führt bei der späteren ERP-Implementierung zu unnötigen Anpassungen.

Achten Sie darauf, dass die Chemie stimmt

Nicht nur die im ERP-Lastenheft definierten Informationen müssen möglichst präzise ausfallen, auch die Beziehung zwischen ERP-System-Anbieter und Kunde muss passen. Da die Zusammenarbeit erfahrungsgemäß über mehrere Jahre dauern wird, kann ein bestmöglicher Projekterfolg nur dann erzielt werden, wenn sich beide Seiten auf einer Wellenlänge befinden und alle Punkte offen kommunizieren.

Denken Sie in Projekten

Noch bevor der erste Schritt in Richtung ERP-System getan wird, müssen sich alle Beteiligten darüber im Klaren sein, dass es sich bei der Einführung eines neuen ERP-Programms um ein großes Projekt handelt, welches wiederum aus mehreren kleinen Projekten besteht. So ist die Auswahl einer passenden ERP-Software ein eigenständiges Projekt, welches zuerst abgeschlossen werden muss, bevor das nächste Projekt – die ERP-Implementierung –  gestartet werden kann.

Priorisieren Sie: Was muss und was kann?

Um nicht nur den zeitlichen Rahmen einzuhalten, sondern auch die Kosten auf ein Minimum zu beschränken, sollten Sie bei der Festlegung der Anforderungen genau überlegen, welche Funktionen Sie unbedingt benötigen und welche eher ein nettes Beiwerk darstellen. Kategorisieren Sie alle Anforderungen in wichtige und weniger wichtige Punkte, die auch zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden können. Stellen Sie zudem sicher, dass auch die Standardfunktionen in das Lastenheft integriert werden. Denn dieses bildet nicht nur die Basis für Ihr ERP-System, sondern ist sogar ein vertraglicher Bestandteil für die spätere Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter.

Formulieren Sie das Lastenheft so kurz und präzise wie möglich

Viele ERP-Lastenhefte neigen dazu, einen Umfang von weit mehr als 100 Seiten anzunehmen. Einer der häufigsten Gründe hierfür ist, dass Unternehmen sich bei der Auswahl von ERP-System und Anbieter zu Beginn noch sehr unsicher sind. Ob die Länge und das Ausmaß eines hundertseitigen Lastenheftes jedoch schlussendlich zielführend sind, sei dahingestellt. Von Experten wird empfohlen, das Lastenheft möglichst überschaubar zu halten und dennoch alle notwendigen Anforderungen an das ERP-System so präzise wie möglich zu beschreiben und bei Bedarf zu ergänzen.

Lassen Sie das Lastenheft von allen Fachabteilungen prüfen

Damit die Erstellung des ERP-Lastenheftes nicht überhandnimmt und trotzdem alle wichtigen Daten und Informationen enthält, ist es wichtig, das Lastenheft vor der Weiterleitung an den möglichen Anbieter prüfen zu lassen. Die zuständigen Fachabteilungen bzw. deren Key-User können dabei helfen, unnötige Features zu streichen oder das Lastenheft um wesentliche Aspekte und Anforderungen zu ergänzen. Erst wenn alle Punkte geprüft wurden, sollte das Thema Lastenheft abgeschlossen werden.

‍Fazit: Um das anstehende ERP-Projekt zielführend und erfolgreich umzusetzen, ist ein ERP-Lastenheft unumgänglich und ein entscheidender Faktor für die weiteren Schritte. Dabei sollte auf einen allzu umfangreichen Fragenkatalog verzichtet und stattdessen der Fokus auf die realen und wichtigen Anforderungen des Unternehmens an die Software gelegt werden.

Die häufigsten Fehler bei der Lastenheft-Erstellung

Grundsätzlich sollte ein ERP-Lastenheft ein flexibel anpassbares Dokument darstellen, das jederzeit geändert und ergänzt werden kann. Auch die Einbeziehung aller Mitarbeiter und verantwortlichen Abteilungen wird oft unterschätzt.

Als wichtigstes Fundament dient das Lastenheft in erster Linie dazu, die Prozesse des Unternehmens im Ist-Zustand zu definieren und dadurch potenzielle ERP-Systeme herausfiltern zu können. Da es sich für viele Firmen bei der Wahl der richtigen ERP-Software sowie eines zuverlässigen und kompetenten ERP-Anbieters um eine regelrechte Mammut-Aufgabe handelt, geschehen häufig Fehler, die sich bei entsprechender Vorbereitung durchaus vermeiden lassen.

Fehlende Gespräche mit den Mitarbeitern

Zwar gibt es gewisse Punkte, die ausschließlich von der Geschäftsleitung in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter festgelegt werden können, doch zur Erreichung eines optimalen ERP-Systems sind die Mitarbeiter und einzelnen Abteilungen unverzichtbar. Jede Fachabteilung ist für sich auf den jeweiligen Bereich im Unternehmen spezialisiert und weiß, auf welche Arbeitsabläufe und Prozesse es bei der täglichen Arbeit ankommt. Eine persönliche Befragung der Mitarbeiter mag den zeitlichen Rahmen für das Projekt in die Länge ziehen, führt aber eher zum Erfolg als eine allgemeine Umfrage per E-Mail.

Die Anwender in den einzelnen Abteilungen wissen zudem am besten, welche Funktionen sie benötigen und worauf sie besser verzichten könnten. Schließlich sind sie es, die später mit dem neuen ERP-Programm tagtäglich arbeiten. Auf diese Art und Weise nimmt das Lastenheft Gestalt an und sogenannte Nice-to-Have-Features, die im Endeffekt doch nicht gebraucht werden, können herauskristallisiert und vermieden werden.

Es werden Lösungen statt Anforderungen definiert

Bei einem Lastenheft kommt es zunächst darauf an, die Geschäftsprozesse zu definieren und nicht zeitgleich die passenden Lösungen dafür zu finden. Das dürfen weder die Projektverantwortlichen noch die befragten Mitarbeiter vergessen. In erster Linie ist es wichtig, die einzelnen Anforderungen zu bestimmen, wie z.B. Rohstoffe zu bestellen oder diese in die Produktion einfließen zu lassen. Auf welche Weise die jeweiligen Anforderungen dann im ERP-System abgebildet werden, wird erst wesentlich später entschieden. Legen sich die Beteiligten zu früh auf das „Wie“ fest, kann es passieren, dass effektive und passende ERP-Softwarelösungen von vornherein ausgeschlossen werden. Und das nur deshalb, weil sie über Funktionen verfügen, die nicht den vorgeschlagenen Vorstellungen entsprechen. Das Lastenheft sollte daher zunächst das „Was“ behandeln, also welcher Prozess abgebildet werden muss. Dass „Wie“ kann zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam mit dem ERP-Anbieter entschieden werden. Andernfalls kommt es unbeabsichtigt zu einer Einschränkung bei der Systemauswahl.

Das ERP-Lastenheft als statisches Dokument

Wichtig ist, dass Sie Folgendes bedenken: Das ERP-Lastenheft ist keinesfalls ein statisches Dokument, das erstellt wird und danach in Stein gemeißelt ist. Ganz im Gegenteil. Es bildet die Grundlage für weitere Entwicklungen in Bezug auf das anstehende ERP-Projekt. Sobald Sie mit Ihrem ERP-Anbieter die einzelnen Punkte im Lastenheft durchsprechen, wird Sie dieser auf weitere Anhaltspunkte aufmerksam machen, die im Lastenheft unter Umständen ergänzt werden müssen. Es unterliegt praktisch einer ständigen Weiterentwicklung. Meist sind nach den ersten Gesprächen weitere Recherchen im Unternehmen notwendig, um fehlende oder unzureichend definierte Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und entsprechend im ERP-Lastenheft nachzutragen. Damit Sie und auch Ihr ERP-System-Anbieter stets über den gleichen Informationsstand verfügen, sollten Sie auch ihn bei jeder anfallenden Änderung informieren.

‍Fazit: Wird das große Projekt „ERP-Einführung“ unter allen Beteiligten offen kommuniziert und gemeinsam an einer für das Unternehmen bestmöglichen Lösung gearbeitet, können zahlreiche Fehler bereits bei der Erstellung des Lastenhefts vermieden werden.

7 Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten

Die Gründe für ein Scheitern einer ERP-Implementierung sind sehr vielfältig. Meist hängen auch mehrere Faktoren wie fehlende Kompetenz, falsch ausgewählte Software oder die Angst der Mitarbeiter vor etwas Neuem zusammen und können unweigerlich zu einem Scheitern der ERP-Einführung führen.

1. Erfolgloses ERP-Projekt: Die Angst der Mitarbeiter vor Kompetenzverlust

In einem Unternehmen sind die Rollen klar verteilt und jede Abteilung erfüllt ihre Aufgaben. Demnach verfügt jeder Mitarbeiter über bestimmte Kompetenzen, die sich von anderen Abteilungen und Funktionen in der Firma unterscheiden. Durch die Einführung eines ERP-Systems werden diese zuvor abgegrenzten Bereiche miteinander verbunden. Viele Angestellte, die mit einer neuen und unternehmensübergreifenden Softwarelösung konfrontiert werden, befürchten die Kontrolle über ihren Zuständigkeitsbereich zu verlieren.

Geschäftsprozesse und Informationen, die früher über umständliche Dienstwege abgefragt werden mussten, werden durch ein ERP vereinfacht und können zentral im System eingesehen werden. Verständlich, dass der ein oder andere Mitarbeiter Angst um die eigene Kontrolle und Kompetenz bekommt. Dieser Umstand führt nicht selten zu Differenzen zwischen Kollegen oder Abteilungen, sodass Konflikte nahezu vorprogrammiert sind. Diese wiederum können negative Auswirkungen auf den Erfolg eines ERP-Projekts haben. Auch der Verlust bisheriger Insellösungen und IT-Software, die bis dato gut funktionierte und die den Mitarbeitern geläufig war, wird gefürchtet. Es gibt jedoch hilfreiche Maßnahmen, mit denen Sie solchen Umständen vorbeugen können:

• den Mitarbeitern die Vorzüge eines ERP-Systems für den eigenen Arbeitsbereich nahebringen und ihnen somit die Angst vor Veränderung nehmen
• transparenter und offener Umgang mit der geplanten ERP-Einführung
• Kommunikation und Problemlösung innerhalb der Firma

2. Mangelnde Kompetenz im ERP-Projekt

Ob auf Abteilungs- oder Firmenebene – bei einem geplanten ERP-Projekt sollten Sie auf jeden Fall dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden. ERP-Schulungen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das ERP-System erfolgreich eingeführt wird und alle Vereinbarungen in die Tat umgesetzt werden. Um das zu gewährleisten, müssen sowohl Angestellte als auch Führungskräfte verstehen, was die neue ERP-Lösung kann und wie genau alle firmeninternen Geschäftsprozesse zusammenhängen. Erst dann ist es möglich, das ERP-System effizient zu nutzen und von den Vorteilen zu profitieren. Ohne die nötige Kompetenz kann ein ERP-System nicht zielgerecht umgesetzt werden. Die Schulung und das Verständnis für neue Arbeitsabläufe sollten daher unbedingt an erster Stelle stehen oder zumindest eine sehr hohe Priorität haben.

Voraussetzungen für eine funktionierende ERP-Einführung:

• Inhalte und Umgang mit ERP vermitteln
• regelmäßige und umfangreiche Schulungen des Personals
• Bestimmung eines Projektteams für Kernaufgaben

3. Flache Hierarchien bei der ERP-Planung

Bevor die Wahl auf ein bestimmtes ERP-Programm fällt, muss eine sorgfältig dokumentierte Prozessanalyse durchgeführt werden. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie sich für ein ERP-System entscheiden, das nicht zu Ihrem Unternehmen passt und im schlimmsten Fall nicht alle Prozesse abbildet. Durch solch eine Fehlentscheidung können nicht nur enorme Kosten entstehen, Sie müssen womöglich mit der Einführung einer ERP-Lösung noch einmal von vorn beginnen. Formulieren Sie also alle Ihre Anforderungen an das neue ERP-System klar aus und dokumentieren Sie alle Erkenntnisse entsprechend. Ihr Lastenheft sollte alle Geschäftsprozesse berücksichtigen.

4. Fehlerhafte Prozessanalyse bei der ERP-Auswahl

Viele Unternehmen und Geschäftsführer setzen mittlerweile auf flache Hierarchien. Jeder Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, sich mit neuen Ideen und Vorschlägen in Projekten einzubringen. Bei einer so bedeutenden Angelegenheit wie der Einführung eines ERP-Systems können flache Hierarchien jedoch auch das Vorankommen bremsen.

Ein ERP-Projekt ist eine ziemlich große Herausforderung und bedeutet, dass gewisse Ziele in einem bestimmten Zeitrahmen umgesetzt werden müssen. Wenn nun jeder Angestellte während der Planungsphase seine Vorschläge mit einbringt, kann sich bereits die Planung als Zeitfresser herausstellen. Einführung und Umsetzung des ERP-Systems werden somit unnötig in die Länge gezogen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Daher sollten Sie auf unnötige Meetings verzichten und klare Entscheidungen treffen, auch wenn in diesem besonderen Fall nicht alle Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wägen Sie gut ab, welche Mitarbeiter in welche Entscheidungen einbezogen werden müssen. Nur so kann der Zeitplan der ERP-Einführung eingehalten werden.

5. Unzureichende Zuständigkeiten

Folgende Faktoren können dazu beitragen, dass selbst ein gut durchdachtes und geplantes ERP-Projekt durchaus in der Lage ist zu scheitern:

• Zu viele Leute wollen mitentscheiden und spezielle Aufgaben übernehmen.
• Die Zuständigkeiten sind nicht klar definiert.
• Es kommt zu einem heillosen Durcheinander bei der Umsetzung des ERP-Projekts, da niemand weiß, welche Funktion er hat.

Damit bei der ERP-Implementierung kein Chaos entsteht, ist es umso wichtiger, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und Aufgaben entsprechend zu verteilen. Sind die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens eindeutig definiert, weiß jeder Mitarbeiter was zu tun ist und für welchen Aufgabenbereich er verantwortlich ist. Diese Vorgehensweise spart nicht nur Nerven, sondern auch Zeit und Geld.

6. Fehler bei der Zeitplanung von ERP-Projekten

Neben einer intensiven Schulung der Mitarbeiter und der genauen Analyse der Workflows ist es wichtig, den Zeitrahmen für die Einführung eines neuen ERP-Systems nicht zu unterschätzen. Wird die Zeit für einzelne Planungs- und Integrationsabschnitte zu knapp bemessen, kann es zu deutlichen Verzögerungen kommen. Da sich auch die internen Abläufe mit der Zeit verändern können, muss die Prozessanalyse in einem solchen Fall vielleicht sogar von vorne beginnen. Um dem vorzubeugen, können Sie Folgendes tun:

• Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest.
• Definieren Sie Teilabschnitte der Umsetzung.
• Realisieren Sie das ERP-System Schritt für Schritt im Unternehmen.

7. Wie externe Berater ein ERP-Projekt zum Scheitern bringen können

Ein Vergleich verschiedener ERP-Anbieter ist unumgänglich. Denn nur so können Sie herausfinden, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Meist wird Ihnen auch automatisch ein erfahrener Berater zur Seite gestellt, der Sie bei der Entscheidung für das richtige ERP-System unterstützt. Dabei machen jedoch viele Unternehmen den Fehler, diesem Berater auch wichtige unternehmerische Entscheidungen zu überlassen. Zwar kennen sich ERP-Berater bestens mit dem eigentlichen System aus und ihnen sind auch die Standardabläufe in Unternehmen geläufig, das letzte Wort sollten jedoch Sie haben. Denn nur das Management und die Projektverantwortlichen kennen die Details der betriebsinternen Prozessketten, die dem ERP-Berater womöglich nicht auffallen. Und das kann später richtig teuer und zeitintensiv werden. Dann wird nämlich versucht, kleine oder große Fehlentscheidungen durch schrittweise Anpassungen und Nachbesserungen zu beheben, was in den seltensten Fällen zum Erfolg führt.
Fazit: Damit Ihr ERP-Projekt gelingt, müssen alle Rädchen des großen Unternehmenszahnrads ineinandergreifen. Alle Mitarbeiter müssen zusammen am Erfolg der neuen Software arbeiten. Kommt es zu Unstimmigkeiten untereinander oder werden falsche Entscheidungen getroffen, kann selbst ein gut durchdachtes ERP-System zusammenbrechen und scheitern.