Unter einem ERP-System versteht man eine komplexe Unternehmenssoftware, mit der Firmen alle Geschäftsabläufe in einem einheitlichen System vernetzen sowie Prozesse effizient planen und steuern können. Hierfür ist die Software mit einer großen Brandbreite an unterschiedlichen Modulen und Funktionen ausgestattet.
So funktioniert eine ERP-Software
Mithilfe einer ERP-Software ist es allen Mitarbeitern eines Unternehmens möglich, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe konkret abzubilden. Durch die vernetzte Struktur eines solchen ERP-Systems gelangen die Daten wesentlich schneller zu den verantwortlichen Stellen, als dies bei anderen IT-Lösungen möglich wäre.
Alle unternehmerischen Vorgänge können dank ERP gezielt geplant, umgesetzt, gesteuert und bei Bedarf kontrolliert und optimiert werden. Voraussetzung für eine gut funktionierende ERP-Software ist die korrekte Eingabe der entsprechenden Daten sowie deren regelmäßige Pflege und Aktualisierung.
So sieht die Abteilung Einkauf beispielsweise direkt, welche neuen Rohstoffe und Materialien im Wareneingang eingebucht wurden, was zeitgleich zur Freigabe der jeweiligen Rechnungen führt. Diese können dann umgehend von der Finanzbuchhaltung für den nächsten Rechnungslauf freigegeben werden. Eine positive Qualitätsprüfung, die ebenfalls über das ERP-System läuft, vorausgesetzt. Angenommen es kommt zu Mängeln bei der Warenqualität, dann kann das Qualitätsmanagement die betroffenen Artikel über das System sperren. Folglich sehen auch die Verantwortlichen in der Produktion auf einen Blick, dass diese Waren nicht verarbeitet werden dürfen.
ERP-Software: Unternehmerisch im Vorteil
Mit einer ERP-Software gelingt es kleinen und mittleren Unternehmen sowie großen Konzernen, unterschiedlichste Workflows innerhalb der gesamten Firma miteinander zu vernetzen. Langfristig gesehen ist diese Vorgehensweise deutlich produktiver, effektiver und vor allem auch kostensparender. Eine ERP-Software bietet Firmen die Möglichkeit, alle Prozesse, die bereits mit der Anlieferung von Rohstoffen beginnen und abschließend als Endprodukt an den Kunden geliefert werden, in einem einheitlichen EDV-System abzubilden. Alle Abteilungen und Zweigstellen, ob national oder international, werden gleichermaßen mit einbezogen. Außerdem liefert eine ERP-Lösung den betreffenden Nutzern alle erforderlichen Daten und Informationen in relativ kurzer Zeit.
Während mit herkömmlicher Software lediglich bestimmte Teilbereiche einer Firma abgedeckt werden können, ermöglicht das ERP-System allen Mitarbeitern den gleichen Wissensstand. Das gewährleistet eine besonders schnelle Bearbeitungszeit bestimmter Vorgänge und Aufträge – was wiederum zu einer Kostensenkung und einer kürzeren Reaktionszeit führt. Gerade bei Kundenanfragen, die zügige Entscheidungen erfordern, ist die Nutzung einer ERP-Software häufig von Vorteil. Die Verantwortlichen können direkt auf die nötigen Kennzahlen und Auswertungen zugreifen, um die Umsetzbarkeit zu prüfen und so schnell und zuverlässig ein Angebot abgeben.
ERP-Funktionen: Welche Unternehmensbereiche deckt ERP ab?
Grundsätzlich können ERP-Systeme alle Bereiche und Abteilungen in einem Unternehmen abdecken. Es handelt sich dabei um eine unternehmensübergreifende IT-Lösung, die vor allem in Bereichen wie Wirtschaft und Industrie üblich ist. Gerade die dort genutzte interne Produktionsplanung und -steuerung (kurz: PPS) kann mithilfe der ERP-Module effizient ergänzt werden.
Je nach Branche oder Industriezweig haben ERP-Kunden und deren Anbieter die Möglichkeit, die Software genau an die Bedürfnisse und Anforderungen individuell anzupassen. In den meisten Fällen handelt es sich um grundlegende Funktionsbereiche wie:
- Finanzwesen
- Logistik
- Produktion
- Personalwesen
Diese vier Bereiche einer ERP-Software zeichnen sich wiederum durch ein breites Funktionsspektrum aus. Hinzu kommen noch viele weitere bereichsübergreifende Funktionen. Der Leistungsumfang eines ERP-Programms wird darüber hinaus ständig durch neue Funktionen und Features erweitert. Wir haben für Sie die wichtigsten Module inklusive den jeweiligen Kernfunktionen und Erweiterungen zusammengefasst:
Finanzwesen
Kernfunktionen:
- Rechnungswesen
- Finanzbuchhaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Controlling
Weitere Funktionen:
- Kreditoren-/Debitorenverwaltung und -abrechnung
- Sachkontenverwaltung und -abrechnung
- Zahlungen
- Mahnungen
- Abschreibungen
- Jahresabschluss
- Absatz- und Ergebnisplanung
- Kostenkalkulationen und -analysen
Logistik
Kernfunktionen:
- Einkauf und Verkauf
- Materialwirtschaft
- Lagerverwaltung
- Vertrieb
Weitere Funktionen:
- Materialdatenverwaltung
- Materialdisposition
- Kontrakt- und Rechnungsbearbeitung
- Wareneingang- und Warenausgangsbearbeitung
- Kontakt- und Kundenverwaltung
- Wareneingang- und Warenausgangsbearbeitung
- Transport und Außenhandel
- Fakturabearbeitung
Produktion
Kernfunktionen:
- Produktionsplanung und -steuerung
- Kapazitätswirtschaft
- Werkstattsteuerung
- Betriebsdatenerfassung
Weitere Funktionen:
- Arbeitsplan- und Stücklistenverwaltung
- Arbeitsplatz- und Ressourcenverwaltung
- Absatz- und Produktionsgrobplanung
- Materialbedarfsplanung
- Fertigungsauftragsfeinplanung
- Fertigungsauftragsfreigabe und -durchführung
- Fertigungsauftragsrückmeldung und -abrechnung
Personalwesen
Kernfunktionen:
- Verwaltung der Mitarbeiter (Human Resources)
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Rekrutierung neuer Mitarbeiter
- Karriereplanung
Weitere Funktionen:
- Mitarbeiterversetzungen und Stellenbesetzungen
- Karriereplanung und Personalentwicklung
- Weiterbildungs- und Schulungsmaßnahmen
- Reisemanagement und -abrechnungen
- Arbeitgeberleistungen und Zeitwirtschaft
- Entgeltermittlung und Gehaltsanpassungen
- Freiwillige Leistungen und Betriebsrenten
Branchen-Übergreifende ERP-Funktionen
- Dokumenten- und Workflowmanagement
- Archivierung und Datenbankverwaltung
- Berichtswesen und Data Warehouse
- Projektmanagement
- Qualitätsmanagement
- Marketing & Vertrieb
- Mobile und Social ERP
Weitere Zusatz-Funktionen und Schnittstellen
- E-Business
- Customer Relationship Management (CRM)
- Supply Chain Management (SCM)
Insbesondere das Modul für ein sogenanntes Dokumentenmanagement ist für viele Unternehmen interessant. Da mittlerweile immer mehr Firmen auf ein papierloses Büro umstellen, bietet ERP beste Voraussetzungen dafür. Ziel des Dokumentenmanagement-Systems ist es, alle Unterlagen ausschließlich digital zu speichern und zu verwalten. Das wird umgesetzt, indem zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine und Zertifikate eingescannt und im ERP-System abgelegt werden. Im Zuge der Digitalisierung werden auch ERP-Funktionen wie Mobile ERP und Social ERP immer beliebter. Insbesondere für den Außendienst ist ein ortsunabhängiger Zugriff sowie Bearbeitung der Daten über mobile Endgeräte sehr wertvoll.
Mobile ERP und Social ERP
ERP-Systeme bieten in Echtzeit Zugriff auf sämtliche Daten und gelten nicht ohne Grund als digitales Herzstück eines Unternehmens. Dank fortschreitender Digitalisierung gibt es immer mehr ERP-Anbieter, die auf unterschiedlichste Anforderungen der Anwender reagieren und dementsprechend neue Tools und ERP-Funktionen entwickeln. So können ERP-Nutzer inzwischen auch über mobile Endgeräte von überall auf Unternehmensdaten zugreifen, neue anlegen und aktualisieren. Immer häufiger kommt auch ein sogenanntes Social ERP zum Einsatz, also ein internes soziales Business Netzwerk, das eine Vielzahl an virtuellen Objekten miteinander verknüpft.
Was ist Mobile ERP?
Da die Nutzung mobiler Endgeräte längst im Fokus des täglichen Lebens steht, müssen sich auch ERP-Anbieter zunehmend auf die Bedürfnisse der mobilen Nutzer einstellen. Das heißt: Sie müssen eine Datenbank schaffen, die in die Hosentasche passt, sodass Anwender jederzeit und ortsunabhängig auf relevante Daten zugreifen zu können – quasi eine ERP-App.
Vorteile einer Mobile ERP-App
Es gibt viele Vorteile, die eine mobile ERP-Lösung mit sich bringt. Das betrifft insbesondere die Abteilungen Vertrieb, Lagerverwaltung, Servicemanagement und Verwaltungsinstanzen, wie zum Beispiel das Controlling oder Management:
- Aufträge ohne Verzögerung auslösen
- Kundeninformationen abrufen
- Arbeitszeiten von unterwegs erfassen
- Reisekosten überall abrechnen
- Aktuelle Lagerbestände direkt beim Kunden prüfen
- Daten in Echtzeit anpassen
- Analysen oder Auswertungen auch unterwegs anfertigen & einsehen
All diese Dinge sparen nicht nur viel Zeit, sondern ermöglichen es Mitarbeitern auch zu agieren, ohne jedes Mal mit der Zentrale Rücksprache halten zu müssen.
Nachteile einer Mobile ERP-App
Neben den Vorteilen gibt es jedoch auch Nachteile bei der Nutzung einer mobilen ERP-App. So ist zum Beispiel der Speicherplatz auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets begrenzt und nicht bis ins Unendliche erweiterbar. Hier stoßen die App-Entwickler oftmals an ihre Grenzen. Auch das Thema Datensicherheit stellt eine große Herausforderung dar. Die Übertragung von sensiblen Daten zwischen einer zentralen Datenbank und mobilen Geräten müssen verschlüsselt werden, um Hackern keine Angriffspunkte zu geben. Weil niemand dafür garantieren kann, dass das Smartphone oder Tablet nicht verloren geht, sollten Daten niemals lokal gespeichert werden.
Was ist Social ERP?
Social Media ist inzwischen fester Bestandteil unseres Lebens. Fast jeder ist in mindestens einem sozialen Netzwerk angemeldet und regelmäßig aktiv. Auch für Unternehmen ist es mittlerweile alltäglich, mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern über soziale Kanäle zu kommunizieren. Bei Social ERP geht es jedoch nicht um die Verwaltung einer Facebook-Seite oder das Planen und Teilen von Beiträgen. Vielmehr geht es darum, eine einfach zu bedienende und nutzerfreundliche Plattform zu schaffen, in der ERP-Anwender Informationen kommunizieren, teilen und konsumieren können. Für Unternehmen ist es extrem wichtig, dass nicht nur intern zwischen den verschiedenen Abteilungen, sondern auch eine externe Vernetzung in Echtzeit mit z.B. Kunden und Lieferanten stattfindet.
Dabei sollte die Benutzeroberfläche genau dem entsprechen, was die Nutzer aus Social Media kennen, mögen und zu schätzen wissen:
- Einfachheit
- Benutzerfreundlichkeit
- Intuitiv
- Funktionalität
- Personalisierung
- Bedürfnisorientiert
- Ansprechendes Design
Insbesondere der Bereich Personalisierung ist vielen Anwendern einer ERP-Software wichtig, denn so haben sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Funktionen am besten zu ihren Bedürfnissen passen.
Vorteile einer Social-ERP-Business-App
Im Bereich ERP sind oftmals immer noch Lösungen im Einsatz, die eine digitale Anbindung an eine Social-Business-App kaum möglich machen. Durch eine solche Anbindung kann jedoch eine nahtlose Verbindung zwischen ganzen Abteilungen oder einzelnen Kollegen, Kunden und Lieferanten geschaffen werden. Dadurch sind Mitarbeiter in der Lage, selbst komplexe Probleme gemeinschaftlich und in kürzester Zeit zu lösen.
Um den Nutzen von Social ERP zu verdeutlichen, hier ein Beispiel:
Stellen Sie sich vor, dass ein Auftrag nicht wie vereinbart geliefert werden kann. Grund hierfür ist, dass ein externer Dienstleister die Produktion nicht rechtzeitig fertigstellen konnte. Mit einem klassischen ERP-System und einer daran angebundenen Supply-Chain-Management-Lösung erfährt der Disponent zwar davon, muss jedoch mit jedem einzelnen der Beteiligten telefonieren oder per E-Mail kommunizieren. Das kostet viel Zeit und ist aufwändig. Kommt dagegen eine Social-Business-App zum Einsatz, kann der Disponent die Störung des Prozesses unverzüglich und auf schnellstem Wege mit allen anderen Abteilungen und auch externen Partnern teilen. Da nun alle Beteiligte den Fall gemeinsam bearbeiten, können auch alle den gesamten Verlauf sowie den Grund für die Störung nachvollziehen und beheben.
Worauf kommt es bei ERP-Funktionen an?
Welche Funktionen eine ERP-Software abbildet, lässt sich nicht pauschalisieren. Über welche Module die Softwarelösung verfügen muss, um wirklich alle Funktionsbereiche in einem Unternehmen abzudecken, hängt immer vom konkreten Fall und dem jeweiligen Geschäftszweig ab. Wichtig ist, dass Sie bereits vor der Systemauswahl folgende Fragen klären:
- Wer im Unternehmen wird die ERP-Software nutzen?
- Welchen Zweck soll diese erfüllen (Wettbewerbsfähigkeit, Kundenbindung, Gewinnorientierung etc.)?
- Wie hoch ist das verfügbare Budget für die Anschaffung und Einführung des ERP-Systems?
Wie ist eine ERP-Software aufgebaut?
ERP-Systeme sind modular aufgebaute IT-Softwarelösungen, die aus einer zentralen Datenbank bestehen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen EDV-Software, die nur einen bestimmten Aufgabenbereich der Firma abdeckt, kann die ERP-Software alle Funktionsbereiche und Prozesse in einem großen Ganzen abbilden. Man kann sie sich als großes Netzwerk vorstellen, das über umfassende Verbindungen zu jeder Abteilung, jedem Mitarbeiter und jedem Produktionsvorgang verfügt. Es stellt den Beteiligten, je nach Nutzerlizenz, alle erforderlichen Daten in kürzester Zeit bereit. Lange Dienstwege gehören somit der Vergangenheit an. Die ERP-Software dient als Schnittstelle zwischen einzelnen Abteilungen sowie zwischen Lieferanten, Unternehmen und Kunden.
Welche ERP-Systeme gibt es?
Bevor es um die verschiedenen ERP-Systeme geht, gilt es zu allererst die Unterschiede grundsätzlicher Software-Systeme zu verstehen:
Standardsoftware
Hierbei handelt es sich um eine „fertige“ Software, die in der Regel alle Grundbedürfnisse der User abdeckt – branchenunabhängig. Oft sind die Lösungen konfigurierbar und erlauben Anpassungen. Potentielle Anwender müssen sich dann nur noch zwischen einer Funktionssoftware und einer Spezialsoftware entscheiden:
- Funktionssoftware unterstützt alle Aufgaben eines spezifischen Anwendungsbereichs in einem Unternehmen (z. B. Logistik, Produktion, Finanzwesen, Personalwesen).
- Spezialsoftware konzentriert sich lediglich auf einen einzigen Aufgabenbereich (z. B. Statistik, Messdatenerfassung, Prognosen).
Branchensoftware
Diese Form ist in der Regel stark auf einen bestimmten Wirtschaftszweig fokussiert. Meist wird sie dort eingesetzt, wo eine größere Anzahl von Anwendern mit sehr ähnlichen Prozessen und Anforderungen arbeitet (z. B. Land- und Forstwirtschaft, Baugewerbe, Gesundheits- und Sozialwesen).
Individualsoftware
Ein solches System wird für eine spezielle Aufgabenstellung entwickelt. Somit kann eine Individualsoftware nur ausschließlich im dafür vorgesehenen Unternehmen eingesetzt werden. Bereits vorhandene Software-Lösungen können auf diese Weise integriert oder ausgebaut werden.
Aber zu welcher dieser Software-Arten lassen sich nun ERP-Systeme zuordnen? Am ehesten passen die Lösungen in die Sparte der Funktionssoftware – allerdings nur eingeschränkt, da ERP-Systeme per Definition mehr als einen einzigen Anwendungsbereich abdecken. Aus diesem Grund lassen sich ERP-Systeme eher als integrierte Standardsoftware bezeichnen. Diese gewährleistet den Einsatz in vielen verschiedenen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen.
Nachdem nun geklärt wurde, auf welcher Softwarevariante ein ERP-System basiert, geht es jetzt um die grundlegenden ERP-Systeme. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe verschiedener ERP-Lösungen auf dem Markt und noch weitaus mehr ERP-Anbieter. Die für ein Unternehmen richtige ERP-Lösung zu finden, fällt da oft nicht leicht.
Die grundlegenden ERP-Systeme sind:
- Klassische ERP-Software (läuft über den firmeninternen Server)
- Cloud-ERP (alle Daten laufen über einen entsprechenden Cloud-Anbieter)
- Hybride ERP-Lösung (eine Mischung aus klassischem ERP-Modell und Cloud-ERP)
Je nachdem, welche Anforderungen Sie an Ihre neue ERP-Software stellen, kann sowohl ein klassisches Modell infrage kommen, als auch eine Kombination aus altbewährter ERP-Lösung und moderner Cloud-Lösung.
Für wen eignet sich eine ERP-Software?
Im Grunde ist ERP für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) geeignet, ebenso wie für Großkonzerne in Industrie und Wirtschaft. Doch auch Start-ups können schon zu Beginn der Geschäftstätigkeiten von einer ERP-Software profitieren.
ERP-Software: auch für kleine Firmen sinnvoll
Eine gute und passende ERP-Software kann auch bereits kleinen Unternehmen und sogar Ein-Mann-Unternehmen eine große Hilfe im täglichen Geschäftsleben sein. Denn selbst hier herrschen oft die gleichen Prozesse wie auch in großen Firmen. Diese können durch ein integriertes ERP-System optimiert werden, sodass das bestmögliche Potenzial genutzt wird. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Kleinbetriebe mit ihren großen Konkurrenten, die möglicherweise über mehr Mitarbeiter und Kapital verfügen, mithalten müssen, um am Markt zu bestehen. In solchen Fällen kann die ERP-Software dabei helfen, die Betriebsabläufe so zu optimieren und zu steuern, dass sich nicht nur eine beträchtliche Kosten- und Zeitersparnis ergibt, sondern auch schnell auf Anfragen reagiert werden kann. So sind Kleinunternehmen in der Laage, wettbewerbsfähig zu bleiben.
Für welche Branchen eignet sich eine ERP-Software?
ERP-Systeme können in den meisten Fällen branchenübergreifend eingesetzt werden. Besonders in den Wirtschafts- und Industriezweigen Produktion, Handel und Dienstleistungen ist ERP weit verbreitet. Doch auch für andere, eventuell speziellere Geschäftsfelder, kann sich die Einführung einer ERP-Lösung durchaus lohnen. Die ERP-Funktionen, Module und Verbindungen mit anderen IT-Lösungen entwickeln sich stetig weiter, sodass es kaum einen Geschäftszweig gibt, der nicht abgedeckt werden kann. Außerdem lässt sich jede ERP-Software nahezu beliebig auf das jeweilige Unternehmen, aus welcher Branche auch immer, anpassen (Stichwort: Customizing).
ERP-Software: Lohnenswerte Investition für Startups
Nicht nur KMU, auch Start-ups, die gerade erst ein eigenes Geschäftsmodell aufgezogen haben, arbeiten immer noch viel zu oft mit zahlreichen unterschiedlichen Softwarelösungen. Obwohl sich die Geschäftstätigkeiten von Gründern zu Beginn meist im Rahmen halten, kann dieses Vorgehen mit wachsendem Umsatz und steigender Mitarbeiterzahl schnell zu Unübersichtlichkeit führen. Daher sollten Start-ups und Existenzgründer schon am Anfang ihres Business darüber nachdenken, eine geeignete ERP-Software einzusetzen, um schon frühzeitig an einer effektiven und vor allem produktiven Gestaltung der Geschäftsprozesse zu arbeiten. ERP-Systeme sind mittlerweile so flexibel gestaltet, dass sie durchaus auch in der Lage sind, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen. Da das Budget von Start-ups in der Regel begrenzt ist, kann sich die Anschaffung eines Cloud-basierten ERP-Systems lohnen, das die gleichen ERP-Funktionen wie eine herkömmliche Server-basierte ERP-Software bietet.
Die Vorteile für Startups auf einen Blick:
- Zeitersparnis
- Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Gründern und Firmen
- Automatisierung der Geschäftsprozesse
- Prozessoptimierung
- zentrale Datenspeicherung
- gleicher Informationsstand für alle Mitarbeiter
- mehr Transparenz
- gesteigerte Leistungsfähigkeit des Unternehmens
- Kosteneinsparung (z. B. durch Cloud-ERP)
Grundsätzlich kann eine ERP-Software in jeder Firma umgesetzt werden, die daran interessiert ist, ihre Prozesse zu optimieren, langfristig Kosten zu senken und für den Unternehmenserfolg effektiver zu arbeiten. Wem viele verschiedene IT-Lösungen zu undurchsichtig sind, erhält mit einem individuell zugeschnittenen ERP-System eine optimale Transparenz und behält dadurch automatisch und ganz unkompliziert den Überblick über den wirtschaftlichen Status des Unternehmens.