Eine Software für Enterprise Resource Planning (kurz ERP) hilft Unternehmen dabei,
sämtliche Geschäftsprozesse gezielt und einfach zu steuern.
Definition: Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Softwarelösung für Unternehmen aller Art, welche dabei hilft, die firmeninternen Arbeitsabläufe und Prozesse besser zu strukturieren und zu automatisieren.
Vorteile eines ERP-Systems auf einen Blick
Mit ERP steht Unternehmen eine Software zur Verfügung, die die Ressourcenplanung nicht nur steuert, sondern auch erheblich vereinfachen kann. Eine hohe Anzahl an betrieblichen Daten und Prozessen kann so in einer einzigen Datenbank zusammengefasst und von dort aus verwaltet werden. Nahezu alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, können mit Hilfe von ERP unter einen Hut gebracht und ganz unkompliziert miteinander verbunden werden.
Moderne ERP-Lösungen umfassen insbesondere wichtige Unternehmensbereiche wie:
- Einkauf und Beschaffung
- Materialwirtschaft
- Produktion
- Controlling
- Human Resources
- Sales & Marketing
- Finanzen & Buchhaltung
Die betriebswirtschaftlich orientierten Softwarelösungen können jedoch nicht nur intern, sondern auch innerhalb verschiedener Werke und Produktionsstätten miteinander verbunden und genutzt werden. Betriebliche Ressourcen wie z.B. Produktionsmaterialien, Personal oder Kapital können somit deutlich besser, ressourcenschonender, effizienter und kostensparender verwaltet werden. Daraus ergibt sich ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.
Einsatzmöglichkeiten von ERP-Systemen
Anfangs wurden ERP-Systeme fast ausschließlich in großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt. Inzwischen ist die Nutzung eines solchen Systems jedoch auch für kleinere Firmen interessant geworden. Denn eine ERP-Software bietet Unternehmen, ganz gleich welcher Größe, eine umfangreiche Datenbank mit zahlreichen vorteilhaften Funktionen.
Welchen Zweck erfüllt ein ERP-System?
Das vorrangige Ziel eines ERP-Systems ist es, die verschiedenen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen an einem Ort zu verbinden und zusammenzufassen. Dadurch sollen die jeweiligen Arbeitsschritte vereinfacht und nach Möglichkeit auch teilweise automatisiert werden. Sowohl Datenerfassung als auch Prozessintegration finden ausschließlich in einem einzigen System statt, auf das alle autorisierten Mitarbeiter und Tochtergesellschaften Zugriff haben. Lange und umständliche Arbeitswege werden somit vermieden. Die Organisation der Betriebsabläufe wird mittels ERP vereinheitlicht und damit auch wesentlich vereinfacht. Sämtliche Geschäftsbereiche werden durch die Software abgedeckt:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- Projektmanagement
- Dokumentenmanagement (Stichwort: papierloses Büro)
- Planung und Steuerung der Produktion
- Ermittlung von Bedarf und Materialbeschaffung
- Stammdatenverwaltung
- Kostenplanung und -verwaltung
- Management von Produktdaten
- Marketing und Verkauf
Zudem vereinfacht ein ERP-System die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und hilft dabei, diese effizienter zu gestalten.
Bedarfsgerechte ERP-Systeme
Jede Firma oder Organisation hat ihre eigenen und individuellen Anforderungen an eine ERP-Software. Eine Komplettlösung, die auf alle Betriebe anwendbar ist, gibt es daher nicht. Je nach Anforderungen und erforderlichen Funktionen wird das ERP-System auf den jeweiligen Nutzungsbereich abgestimmt und mit entsprechenden Modulen versehen. Die unterschiedlichen Wirtschafts- und Industriezweige können stark voneinander abweichen. Deshalb gibt es auch unterschiedliche ERP-Lösungen in unterschiedlichen Preiskategorien auf dem Markt.
Bessere Wettbewerbsfähigkeit dank ERP-System
In der heutigen Zeit kommt es nicht nur auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen an, auch Schnelligkeit ist in vielen Bereichen der Industrie und Wirtschaft das Nonplusultra. Wichtig ist dabei insbesondere die Geschwindigkeit der bereitgestellten Informationen und wie gut und schnell die firmeninternen Prozesse ablaufen, ohne wichtige Zeit zu verlieren. Mit einer ERP-Software sind schnelle Abläufe problemlos realisierbar.
Der gezielte Einsatz eines ERP-Systems, kann positive Auswirkungen haben auf:
- die Reaktionsfähigkeit bei Marktveränderungen
- die betriebsinternen Strukturen und Abläufe
- das Zeitmanagement
- Kapital und Betriebsmittel
Zudem hilft ein IT-gestütztes ERP-System der Geschäftsleitung dabei, nicht nur die administrativen und kontrollierenden Aktivitäten im Überblick zu behalten, sondern auch die vorhandenen Ressourcen und Geschäftsprozesse rechtzeitig beeinflussen zu können. Und zwar immer dann, wenn Handlungsbedarf besteht. Dank ausführlicher Systemdokumentation können die einzelnen Arbeitsabläufe nachvollzogen und bei Bedarf verbessert und ausgebaut werden. Die ERP-Software kontrolliert und steuert alle Betriebsabläufe – beginnend beim Lieferanten bis hin zum Kunden. Mittels ERP-Software können entweder einzelne Abteilungen oder das Unternehmen als Ganzes überprüft werden.
Modernes oder klassisches
ERP – Wo sind die Unterschiede?
Da ERP-Systeme stetig weiterentwickelt werden, werden auch die Funktionen immer besser und umfangreicher. Die klassische ERP-Software stellte zu Beginn lediglich eine recht einfache IT-Lösung dar und bildete nur vereinzelte Abläufe ab. Im Gegensatz dazu kann ein modernes ERP-System alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdecken, miteinander verknüpfen und automatisieren.
Das klassische ERP-System
Bei den ersten ERP-Systemen wurde zunächst eine klassische Variante der Softwarelösung angewandt und jede einzelne Sparte getrennt von den anderen entwickelt. Diese sogenannten „Insellösungen“ ermöglichten zum damaligen Zeitpunkt nur, dass Abteilungen die Daten und Informationen einfacher bearbeiten und verwalten konnten. Dies geschah allerdings separat voneinander und führte deshalb oftmals zu Unstimmigkeiten oder fehlendem Informationsaustausch.
Zudem fehlten zunächst wichtige Schnittstellen, um beispielsweise Vertrieb, Personalverwaltung und Materialwirtschaft miteinander zu vernetzen. Die zunehmende Bedeutung des Internets und das Aufkommen des E-Business führten dazu, dass mit der Zeit mehr und mehr Module in ERP-Systeme integriert wurden – wie zum Beispiel:
- Customer Relationship Management(CRM) für die Kundenintegration
- Supply Chain Management(SCM) für die Lieferantenintegration
Außerdem war nun auch ein effizienter Datenaustausch zwischen allen ERP-Modulen in Echtzeit möglich, sodass alle Beteiligten zur gleichen Zeit auf wichtige Daten zugreifen konnten.Die Bandbreite an Funktionen von ERP-Systemen vergrößert sich bis heute immer weiter. Zu den aktuellen Standards zählen mittlerweile zum Beispiel Schnittstellen für den elektronischen Datenaustausch oder den elektronischen Zahlungsverkehr. Damit können die verschiedenen ERP-Anbieter auf dem Markt vollständig integrierte Systeme zur Verfügung stellen.
Das moderne ERP-System
Durch den Einsatz eines modernen ERP-Systems erhalten Geschäftsführer und verantwortliche Mitarbeiter nicht nur wichtige Kennzahlen, sondern auch Produktivitätssteigerungen und deutlich mehr Transparenz. All diese Dinge sind wichtig für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. Zudem können in eine ERP-Software zahlreiche Module integriert werden, die individuell auf die Anforderungen des Betriebs abgestimmt werden.
Eine einfache und herkömmliche Softwarelösung reicht vielen Unternehmen im Bereich Wirtschaft und Industrie heutzutage oft nicht mehr aus. Kein Wunder also, dass sich die Anforderungen und Erwartungen an eine ERP-Lösung mittlerweile stark geändert haben. Teilweise müssen komplexe betriebliche Abläufe und Workflows abgebildet und miteinander vernetzt werden, um möglichst produktiv, zeitsparend und gewinnbringend arbeiten zu können.
Während sich für kleinere Betriebe bereits ein recht einfaches ERP-System lohnen kann, wollen und müssen KMUs sowie große Konzerne auf die Vorzüge eines modernen ERP-Systems zurückgreifen:
- Abdeckung aller Geschäftsbereiche
Ein modernes ERP-System ist so konstruiert, dass es sich nicht nur auf einzelne Bereiche des Unternehmens konzentriert, sondern alle Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse abdecken kann. Sie werden praktisch in einem einzigen System zusammengeführt. Die moderne Variante verfügt über die entsprechenden Schnittstellen, um Bereiche wie Materialwirtschaft, Controlling und CRM an einem zentralen Ort miteinander zu verbinden. - Nutzerfreundliche IT-Lösung
Der größte Nachteil bei klassischen IT-Softwarelösungen ist, dass größtenteils nur geschultes Personal Zugriff auf die erforderlichen Systemdaten hat. Ein modern aufgebautes ERP-System dagegen ist wesentlich anwendungsfreundlicher gestaltet, sodass die Angestellten problemlos und zügig auf alle wesentlichen Daten zurückgreifen können. Das verkürzt insbesondere die Bearbeitungszeiten. - Ortsunabhängige Nutzung
Ein weiterer Vorteil, den ein modernes ERP-System bietet, ist die ortsunabhängige Nutzung auf allen mobilen Endgeräten. Aufgrund der flexiblen Webtechnologie von browserbasierten ERP-Lösungen sind keine zusätzlichen Schnittstellen erforderlich und die Nutzer können jederzeit mobil auf das System zugreifen.
Modernes vs. klassisches ERP-System
Je umfangreicher und komplexer sich die betrieblichen Abläufe gestalten und je größer ein Unternehmen ist, umso sinnvoller ist die Einführung eines modernen ERP-Systems für den gesamten Betrieb. Eine moderne Softwarelösung ist vor allem in puncto Schnelligkeit und die damit verbundene Wettbewerbsfähigkeit sehr von Vorteil. Mittlerweile sind solche Systeme sogar standarisiert erhältlich. Außerdem unterstützt eine moderne ERP-Lösung die Geschäftsleitung dabei, mögliche Probleme zu beheben und bestimmte Abläufe langfristig zu verbessern.
Welche Vor- und Nachteile hat ein ERP-System?
Unabhängig davon, ob es sich um eine standarisierte oder individuelle Lösung handelt, bringt die Einführung eines ERP-Systems neben zahlreichen Vorteilen auch immer ein gewisses Risiko mit sich. So werden oftmals die Kosten oder eine ungeplant lange Einführungsphase unterschätzt. Daher schrecken Unternehmer oft vor der Integration einer ERP-Software zurück. Doch sieht man sich den Nutzen, den ein ERP-System hat, etwas näher an, zeigen sich zahlreiche Vorteile, die sich langfristig positiv auf den Erfolg des gesamten Unternehmens auswirken.
ERP-Systeme bieten viele Vorteile
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen nicht mehr nur wichtig, eine erstklassige Qualität abzuliefern, sondern vor allem blitzschnell am Markt reagieren zu können. Mit der Integration einer entsprechenden Unternehmenslösung können Firmen schneller auf die allgemeine Nachfrage sowie auf sich ändernde Marktsituationen reagieren.
- Vereinfachung und automatisierte Steuerung durch ein zentrales Datensystem
- Steigerung von Effizienz und Produktivität
- Klare Verteilung von Aufgaben und Funktionen
- Schnellerer Austausch von Daten und Informationen
- Kurze Reaktionszeit bei Anfragen und Ausschreibungen
- Großer Wettbewerbsvorteil gegenüber konkurrierenden Anbietern
- Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktsituationen
- Prozesssicherheit und Transparenz
- Schneller Zugriff auf Kennzahlen und Auswertungen
- Vernetzung des gesamten Unternehmens (inkl. Zweigstellen und Tochtergesellschaften)
Daraus ergeben sich zusätzlich weitere Vorteile für die einzelnen Abteilungen des Unternehmens:
- Optimale Steuerung und Planung von Ressourcen wie Personal und Materialien
- Übersichtlichkeit und Transparenz von firmeninternen Geschäftsprozessen
- Flexibilität bei veränderter Marktsituation, neuen Trends und Kundenbedürfnissen
- Globale Wettbewerbsfähigkeit in Bezug auf Preis, Qualität und Schnelligkeit
- Vereinfachung interner Prozesse und der Zusammenarbeit für alle Abteilungen
- Überblick über die Geschäftsentwicklung
Dank eines ERP-Systems ergibt sich außerdem eine gewisse Automatisierung für nahezu alle geschäftlichen Prozesse und Workflows, was sich ebenfalls positiv auf die Kosten und die Bearbeitungszeit auswirkt. Durch den Einsatz von ERP haben Firmen zudem die Chance, ihre Durchlaufzeiten zu verringern, den Informationsfluss intern zu verbessern und gemeinsam vorausschauend zu planen.
Vereinfachte Prozesse und Automatisierung dank ERP
Durch die Nutzung einer ERP-Software werden alle Geschäftsprozesse des Unternehmens automatisch abgebildet, was zu einer automatisierten Bewältigung der täglichen Aufgaben führt. Hierdurch sparen alle Abteilungen Zeit und können somit schneller und effektiver arbeiten. So können z.B. Kundenaufträge zügiger bearbeitet werden, was im Umkehrschluss mehr Kapazitäten für Neuaufträge bedeutet.
Durch die Automatisierung der Workflows sinkt außerdem die Fehlerquote, was insbesondere der Kundenzufriedenheit zugutekommt. Mit einem individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen ERP-System können Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und am zukünftigen Erfolg arbeiten.
ERP-Software als zentrale Datenbasis
Mit einem ERP-System verzichten Sie auf komplizierte und umständliche Insellösungen in Form von unterschiedlicher IT-Software. Die ERP-Software vernetzt alle Abteilungen und Vorgänge miteinander zu einem einheitlichen System, welches dem Personal in allen Bereichen den gleichen Informationsstand liefert. Die doppelte Erfassung von Daten ist damit quasi ausgeschlossen. Die Pflege und Übertragung von Informationen erfolgt zudem schnell und problemlos.
Nachteile durch die Integration eines ERP-Systems
ERP-Systeme sind nicht nur für viele Unternehmen aufgrund der zahlreichen Vorteile verlockend, sie können auch einige Nachteile mit sich bringen. Besonders vor der unternehmensweiten Einführung eines ERP-Systems sollten Sie sich eingehend Gedanken in Bezug auf die Anforderungen und die erforderlichen Funktionen machen. Schnell verschätzt man sich und es kommen ungeplante Kosten auf einen zu, die vor allem kleineren Betrieben durchaus schaden können.
Nachteile auf einen Blick
- Hohe Kosten aufgrund eines ungeplanten Aufwands durch die Systemeinführung
- Auswahl eines nutzerunfreundlichen Systems, das bei Mitarbeitern für Probleme und Demotivation sorgt
- Erhöhter Kostenfaktor bezüglich Individualisierung, Wartung und regelmäßigen Schulungen
- Mögliche Problematik bei Integration von anderen Systemen (z.B. CRM)
- Abhängigkeit von einem bestimmten Hersteller
Sicherlich gehen Sie bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems ein gewisses Risiko ein. Da es jedoch keine wirklich guten Alternativen gibt, die den gleichen Zweck für Ihr Unternehmen erfüllen, ist der Einsatz eines ERP-Systems meist dennoch die bessere Wahl. Eine umständlichere Option wäre die Nutzung verschiedener Softwarelösungen. Diese decken jedoch meist nur einen bestimmten Bereich ab und können untereinander kaum bis überhaupt nicht miteinander vernetzt werden. Mit einem ERP-System als zentrale Datenbasis haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Daten und Informationen. Zudem können sich Firmeninhaber Prognosen und Trends für die Zukunft des Unternehmens anzeigen lassen.